World bank mengatakan bahwa bisnis skala kecil sampai menengah punya peran penting dalam global economic development dan job creation. World Economic Forum mengatakan ada 62 juta bisnis level kecil sampai menengah di Indonesia.

Itu sebabnya survei yang dilakukan oleh IMF menemukan, ketika resesi ekonomi akibat COVID-19 melanda, kebanyakan negara-negara di dunia membuat bantuan finansial kepada bisnis kecil – menengah sebagai prioritas utama.

Tapi sayangnya bantuan finansial saja belum tentu cukup untuk menolong bisnis-bisnis ini bertahan dalam jangka panjang.

Kenapa? Karena bisnis di skala kecil – menengah cenderung terbatas bukan hanya dalam hal dana. Tapi juga dalam hal sumber daya manusia, kompetensi, dan konsistensi kinerja.

Banyak orang bilang, bisnis skala kecil – menengah lebih cekatan beradaptasi dengan perubahan. Kalau dipandang hanya dari segi kecilnya biaya operasional dan business process yang cenderung lebih sederhana dibandingkan perusahaan-perusahaan besar, itu benar.

Tapi bisnis skala kecil – menengah juga cenderung lebih terbatas dalam hal margin untuk mencoba ide baru. SDM yang terbatas juga cenderung membuat setiap orang kunci di bisnis itu sebetulnya mengerjakan lebih dari satu peran.

Jadi bagaimana midsize business bisa memperbesar peluangnya untuk berkembang di tengah keterbatasan?

Di sinilah peran internal audit bisa menolong.

Artikel ini akan lebih banyak memperkenalkan peran internal audit secara umum bagi bisnis skala kecil – menengah.

Kenapa terkesan basic?

Karena sepertinya banyak bisnis di skala kecil – menengah belum tahu atau enggan mengaplikasikan fungsi internal audit ini.

Apakah kita harus menempatkan satu orang khusus di posisi internal audit? Seandainya secara dana memungkinkan, mungkin itu bisa jadi keputusan yang sangat bijak.

Tapi jika tidak, minimal coba aplikasikan peran internal audit ini ke posisi-posisi kunci di organisasi kita.

Peran Utama Internal Audit

Sederhananya, peran utama internal audit itu adalah menolong organisasi atau bisnis kita berjalan sebagaimana seharusnya.

“Sebagaimana seharusnya” ini berdasarkan standar apa? Jawabannya adalah tergantung apa yang sedang kita audit.

Kalau terkait dengan pajak dan keuangan, mungkin ada standar baku yang harus kita ikuti. Tapi jika proses yang kita audit adalah proses customer service atau proses sales atau marketing, maka standarnya ditetapkan oleh organisasi kita sendiri.

Jadi secara esensi, internal audit ini menolong jajaran manajemen mengidentifikasi:

• Apakah ada proses yang tidak sesuai dengan standar?
• (dan yang lebih penting) Apakah ada proses yang bisa ditingkatkan secara efisiensi atau efektivitasnya?

Peran ini yang menyebabkan, biasanya internal audit akan memberikan laporan langsung ke jajaran top management.

Dari segi organization development, internal audit bukan hanya menghasilkan manfaat yang terasa langsung secara bisnis. Tapi juga bermanfaat dalam hal kinerja tim & team development.

Di bulan November 2022, Qualtrics.com mempublikasikan hasil surveinya mengenai the top employee experience trends in 2023. Laporan itu merupakan hasil survei dari 28.000 professional dari 27 negara dan dari 28 industri.

Salah satu kesimpulan dari survei itu adalah proses kerja yang tidak lagi efisien, ikut menyebabkan burnout.

Saya rasa kita tidak lagi perlu membahas dampak negatif tim yang burnout bagi kinerja bisnis kita. Khususnya jika tim itu ada di jajaran manajerial.

Tapi beberapa orang menganggap bahwa burnout itu terjadi karena faktor sang individu itu sendiri. Mungkin dia lemah dalam hal time management, secara karakter kurang tahan banting, dan lain sebagainya.

Walaupun self-leadership kita, jelas akan mempengaruhi daya tahan kita terhadap serangan “virus” burnout. Tapi menurut Jennifer Moss, seorang workplace culture strategist dan award-winning writer yang tulisannya dipublikasikan di CNN, Time, The Wall Street Journal mengatakan bahwa burnout bisa disebabkan karena faktor workplace.

Hal-hal seperti workload yang terlalu berat, ketidakjelasan peran, komunikasi yang tidak sinergis, beresiko memperbesar risiko burnout.

Jadi sebetulnya peran internal audit sangat penting, bukan hanya terkait hal-hal logis mengenai business process. Tapi juga terkait well-being tim yang sangat mempengaruhi kinerja dan team development SDM di organisasi kita.

Kualifikasi Internal Audit

Jadi sekarang bagaimana mempersiapkan seorang internal audit? Atau seandainya kita bisa merekrut tim baru dari luar, kualifikasi apa yang bisa kita pakai untuk menyeleksi para kandidat itu?

Secara konsep, proses apa yang akan diaudit oleh internal audit itu akan menentukan kompetensi apa yang sebaiknya dimiliki oleh kandidat itu.

Seandainya proses yang akan diaudit adalah proses keuangan, maka kompetensi dalam hal literasi keuangan akan sangat menolong.

Seandainya proses yang akan diaudit adalah dalam hal IT atau desain. Maka kompetensi spesifik di industri itu akan mempercepat masa orientasi dan membuat kinerja tim internal audit itu jadi lebih efektif.

Tapi dalam konteks bisnis skala kecil – menengah, saya berasumsi proses utama yang sebaiknya diutamakan adalah audit dalam hal core business process.

Apa itu business process? Sederhananya, business process adalah serangkaian langkah yang diperlukan untuk mencapai goal bisnis.

Sebagai seorang organization development consultant & facilitator, salah satu layanan yang saya berikan adalah menolong jajaran pemimpin memetakan core business process & supporting business process perusahaan.

Jadi hasil dari workshop itu bukan sekedar dokumen standard operational procedures (SOP). Tapi pemahaman yang holistik mengenai alur proses apa saja yang sebenarnya organisasi mereka lakukan untuk melayani klien mereka.

Jika organisasi itu memiliki tim internal audit, maka hasil workshop itu akan jadi guideline yang sangat berharga untuk menolong jajaran pemimpin mengevaluasi dan meningkatkan business process perusahaan.

Tapi jika organisasi itu belum sanggup menciptakan tim internal audit, maka pemahaman tentang business process itu akan menolong setiap leaders di jajaran manajemen:

• Mampu melihat alur dan sinergi peran dari berbagai divisi dengan lebih holistik
• Membangun continues improvement habits yang lebih kokoh.

Jadi bagi saya, seorang internal audit atau setiap pemimpin dari divisi apapun yang ikut melakukan peran internal audit, minimal harus:

• Memahami core business process perusahaan
• Mampu menggali & menganalisa data dengan kritis
• Mampu menjalin komunikasi yang baik dengan tim dari divisi lain.

Pengetahuan spesifik tentang proses yang akan diaudit akan sangat menolong efektivitas peran internal audit ini.

Semoga artikel singkat ini berhasil memperkenalkan peran internal audit dan meyakinkan Anda, pentingnya peran internal audit bagi organisasi Anda. Entah organisasi Anda mampu menciptakan jabatan atau divisi internal audit atau meleburkan peran internal audit ini ke peran para pemimpin di jajaran manajemen.